Utlevering av elevopplysninger kan skje når eleven eller foresatte har gitt skriftlig samtykke til dette. Utlevering kan også skje når den lovbestemte taushetsplikten ikke er til hinder for det og mottakeren med hjemmel i lov eller forskrift kan kreve opplysningene utlevert. Man skal generelt være forsiktig med utlevering og overføring av sensitive personopplysninger. Slik informasjon skal ikke sendes via telefaks. Skal den sendes via e-post, må det brukes godkjente krypteringsmetoder.

NÅR EN ELEV FLYTTER TIL EN ANNEN KOMMUNE

Når en elev flytter til en annen kommune, skal bare opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang overføres. Eleven eller de foresatte skal orienteres om dette og få anledning til å uttale seg før dette skjer. Med samtykke fra eleven eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke i noe tilfelle overføres til den nye skolen, dersom ikke disiplinære forhold er en årsak til flyttingen.

Skolen skal kun sende fra seg kopier av dokumentene. Skolen skal ta vare på originaldokumentene i elevmappene slik at man i framtiden kan dokumentere hvilket tilbud som er gitt til den enkelte elev.

OVERGANG TIL UNGDOMSSKOLE

Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole skal elevmappen følge eleven. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ungdomsskolen. Elevmappene som barneskolen sitter igjen med skal avleveres til IKAVA 5-10 år etter eleven gikk ut barneskolen og begynte på ungdomsskolen. Ved de kombinerte barne- og/ungdomsskolene, er det også nødvendig med en opprydding i mappene når elevene begynner på ungdomstrinnet, slik at de har mulighet til å starte med "blanke ark" akkurat som de andre elevene.

UTLEVERING AV INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE ORGANER

Elevsaker framlagt for folkevalgte organer skal normalt legges fram i anonymisert form, dvs. uten navn, fødselsdato eller andre referanser som kan identifisere eleven.