Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver.

Kommunen har som plan at Interkommunalt arkiv i Vest-Agder skal overta oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder vil bli ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen vil reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Interkommunalt arkiv i Vest-Agder. Inntil en slik ordning er på plass, gjelder følgende:

Ansvaret for depottjenesten, herunder vedlikehold av systematikk og orden i depotarkivet, ligger hos lederen for depot-tjenesten, som i kommunen er arkivleder. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med som vedlegg i arkivplanen. Inntil den er utarbeidet henvises det til:

Avleveringsbestemmelser depot

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se:

Avlevering av personregistre